Controlling KMU starten: 5 einfache Schritte zum Erfolg

Controlling leicht gemacht: In 5 Schritten zu mehr Überblick über deine Finanzen

Shahnawaz Mian

September 29, 2025

•

7 Min. Lesezeit

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Du schiebst das Thema Controlling schon seit Monaten vor dir her? Damit bist du nicht allein. Viele Unternehmer im Mittelstand haben dasselbe Problem: Sie wissen, dass sie mehr Kontrolle über ihre Zahlen brauchen, aber Controlling wirkt zu komplex, zu teuer und zu zeitaufwendig. Die Wahrheit ist: Diese Hürde kostet dich täglich Geld und Nerven. Vier von fünf Insolvenzen im deutschen Mittelstand entstehen durch fehlendes oder mangelhaftes Controlling^[4]. Das bedeutet: 80 Prozent aller Firmenpleiten wären durch bessere Finanzsteuerung vermeidbar gewesen.

Der Grund, warum so viele KMU vor Controlling zurückschrecken, liegt nicht am fehlenden Willen. Es ist die Angst vor der Komplexität. Du denkst vielleicht an aufwendige ERP-Systeme, teure Beratung oder wochenlange Implementierungen. Aber das ist ein Mythos. Professionelles Controlling kannst du bereits mit einfachen Mitteln starten und Schritt für Schritt ausbauen. Du musst kein Finanzexperte werden – du musst nur anfangen.

In diesem Leitfaden zeigen wir dir einen praktischen 5-Schritte-Weg, mit dem du sofort mehr Überblick über deine Finanzen gewinnst. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, überfordert dich nicht und liefert schnell sichtbare Ergebnisse. Nach der Lektüre wirst du verstehen: Controlling ist kein Big Bang-Projekt, sondern ein Prozess. Und dieser Prozess beginnt heute.

Warum KMU Controlling aufschieben und was es sie kostet

Die Gründe für die Controlling-Blockade sind meist dieselben: "Zu kompliziert, zu teuer, keine Zeit." Diese Wahrnehmung ist verständlich, aber sie kostet dich mehr, als du denkst. Ohne klare Zahlen navigierst du dein Unternehmen im Blindflug. Du merkst Probleme erst, wenn sie bereits existenzbedrohend sind. Liquiditätsengpässe entstehen schleichend, unprofitable Kunden fressen über Monate Ressourcen und falsche Investitionen binden Kapital am falschen Ort.

Ein weiteres Problem: Die meisten KMU verlassen sich ausschließlich auf ihren Steuerberater oder arbeiten mit Excel-Tabellen. Der Steuerberater konzentriert sich aber verständlicherweise auf Compliance und Buchhaltung, nicht auf vorausschauende Steuerung. Studien zeigen außerdem: 94 Prozent aller geschäftlichen Excel-Tabellen enthalten Fehler^[3]. Diese Fehlerquote ist für unternehmerische Entscheidungen ein enormes Risiko.

"Controlling muss nicht kompliziert sein – schon mit wenigen Kennzahlen bekommt man ein klareres Bild." – Geschäftsführer eines Handelsunternehmens

Die gute Nachricht: Moderne Controlling-Ansätze sind längst nicht mehr die schwerfälligen Systeme von früher. Du kannst mit einfachen Mitteln starten und trotzdem professionelle Ergebnisse erzielen. Der Schlüssel liegt darin, strukturiert vorzugehen und sich nicht zu überfordern. Die folgenden fünf Schritte führen dich systematisch zu mehr Finanztransparenz, ohne dass du dein Tagesgeschäft vernachlässigen musst.

Schritt 1: Daten sammeln und ordnen

Der erste Schritt ist simpel, aber entscheidend: Verschaffe dir Zugang zu deinen aktuellen Finanzdaten. Das wichtigste Dokument ist deine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Falls du keine regelmäßige BWA erhältst, sprich sofort mit deinem Steuerberater. Diese Auswertung ist deine Datengrundlage für alles weitere. Ohne aktuelle BWA ist professionelles Controlling unmöglich.

Sorge dafür, dass deine Buchhaltung zeitnah und vollständig ist. Viele Unternehmer unterschätzen, wie sehr veraltete Daten ihre Entscheidungen verschlechtern. Eine BWA vom Vorvormonat hilft dir nicht bei aktuellen Problemen. Strebe an, deine Zahlen maximal vier Wochen nach Monatsende zu haben. Das ist ein realistisches Ziel, das auch kleinere Steuerberatungskanzleien schaffen können.

Sammle zusätzlich alle relevanten Datenquellen: Bankauszüge für die Liquiditätsübersicht, Kundenlisten für die Umsatzanalyse und Kostenstellen-Aufstellungen für detaillierte Ausgabenanalysen. Erstelle eine einfache Datei-Struktur auf deinem Computer oder in der Cloud, wo du alle diese Informationen systematisch ablegst. Organisation spart dir später viel Zeit und verhindert, dass wichtige Daten verloren gehen.

Ein praktischer Tipp: Führe ein einfaches Finanz-Tagebuch für kritische Ereignisse. Notiere dir große Zahlungseingänge, unerwartete Ausgaben oder wichtige Vertragsabschlüsse. Diese qualitativen Informationen helfen dir später bei der Interpretation deiner Zahlen und bei der Identifikation von Trends und Mustern.

Schritt 2: Erste Kennzahlen definieren

Weniger ist mehr – dieses Prinzip gilt besonders beim Einstieg ins Controlling. Konzentriere dich auf vier grundlegende Kennzahlen, die dir sofort einen Überblick verschaffen: Liquidität, Umsatzentwicklung, Bruttomarge und monatliche Fixkosten. Diese vier KPIs geben dir bereits ein solides Fundament für Finanzentscheidungen.

Die Liquidität ist deine wichtigste Kennzahl – ohne Cash stirbt jedes Unternehmen. Berechne deinen aktuellen Kassenbestand plus verfügbare Kreditlinien minus fällige Verbindlichkeiten der nächsten 30 Tage. Diese einfache Rechnung zeigt dir, ob du kurzfristige Zahlungsprobleme bekommst. Führe diese Berechnung wöchentlich durch, in kritischen Phasen sogar täglich.

Die Umsatzentwicklung verfolgst du am besten im Drei-Monats-Vergleich. Ein einzelner schlechter Monat ist noch kein Trend, aber drei aufeinanderfolgende Rückgänge sollten dich alarmieren. Berechne nicht nur die absoluten Zahlen, sondern auch die prozentuale Veränderung zum Vorjahresmonat. So erkennst du saisonale Schwankungen und echte Trends.

Die Bruttomarge (Umsatz minus direkte Kosten) zeigt dir die Profitabilität deines Kerngeschäfts. Eine sinkende Bruttomarge deutet auf Preisprobleme, steigende Einkaufspreise oder ineffiziente Prozesse hin. Verfolge diese Kennzahl monatlich und setze sie in Relation zu Branchenbenchmarks. Deine monatlichen Fixkosten geben dir den Break-Even-Punkt vor: Ab welchem Umsatz arbeitest du profitabel?

Schritt 3: Reporting-Rhythmus einführen

Regelmäßigkeit schlägt Perfektion – das ist das Erfolgsgeheimnis nachhaltigen Controllings. Statt einmal im Jahr eine perfekte Analyse zu machen, solltest du monatlich einfache Reports erstellen. Diese Routine ist wichtiger als die technische Raffinesse deiner Auswertungen. Setze dir einen festen Termin im Kalender, beispielsweise jeden ersten Montag des Monats, und halte diesen Termin konsequent ein.

Dein erster Monatsreport muss nicht kompliziert sein. Eine einseitige Übersicht mit deinen vier Grundkennzahlen reicht völlig aus. Ergänze die Zahlen um kurze Kommentare: Warum ist der Umsatz gestiegen? Welche Kosten sind ungewöhnlich hoch? Was sind die größten Risiken für den kommenden Monat? Diese qualitative Einordnung macht deine Zahlen zu einer Geschichte und hilft dir bei zukünftigen Entscheidungen.

Falls du ein Team hast, binde die relevanten Mitarbeiter in den Reporting-Prozess ein. Der Vertriebsleiter kann Umsatzprognosen liefern, der Einkauf kann über Kostenentwicklungen berichten. Aber übertreibe es nicht: Zu viele Köche verderben den Brei. Beginne mit einem einfachen System und erweitere es schrittweise, wenn es stabil läuft.

Ein praktischer Tipp: Nutze einfache Visualisierungen wie Balkendiagramme oder Linienverläufe. Charts machen Trends sofort sichtbar und sind besonders nützlich, wenn du deine Zahlen mit Partnern oder Beratern besprichst. Aber vergiss dabei nicht: Die beste Grafik nützt nichts, wenn die zugrundeliegenden Daten falsch sind.

Schritt 4: Plan-Ist-Vergleiche aufsetzen

Plan-Ist-Vergleiche sind das Herzstück professionellen Controllings. Sie zeigen dir nicht nur, wo du stehst, sondern auch, ob du deine Ziele erreichst. Beginne mit einer einfachen Jahresplanung für deine wichtigsten Kennzahlen. Du brauchst keine detaillierte Monatsplanung – Quartalswerte reichen für den Anfang völlig aus.

Deine Planung sollte realistisch, aber ambitioniert sein. Schaue dir die Entwicklung der letzten drei Jahre an und berücksichtige bekannte Veränderungen: neue Kunden, wegfallende Aufträge, Preissteigerungen oder Investitionen. Vergiss nicht die saisonalen Schwankungen deiner Branche. Ein Eiscafé plant anders als ein Heizungsinstallateur.

Erstelle eine einfache Tabelle mit geplanten und tatsächlichen Werten sowie der Abweichung. Wichtig: Behandle negative Abweichungen nicht als Versagen, sondern als Lerngelegenheit. Frage dich: War die Planung unrealistisch oder sind unvorhergesehene Ereignisse eingetreten? Was kannst du aus der Abweichung für die Zukunft lernen?

Plan-Ist-Vergleiche funktionieren am besten, wenn du sie regelmäßig aktualisierst. Spätestens nach dem dritten Quartal solltest du deine Jahresprognose anpassen. Rolling Forecasts – also gleitende Prognosen – helfen dir, früh auf Abweichungen zu reagieren und rechtzeitig Gegenmaßnahmen einzuleiten. Du findest weitere Einblicke in professionelles Controlling und dessen Bedeutung für den Unternehmensschutz in unserem Artikel über Controlling KMU zur Insolvenz-Vermeidung.

Schritt 5: Erste Szenarien durchspielen

Szenarien-Analysen klingen kompliziert, sind aber im Kern einfache What-If-Rechnungen. Was passiert, wenn der Umsatz um 10 Prozent sinkt? Wie lange reicht die Liquidität, wenn ein Großkunde wegfällt? Wie verändert sich die Profitabilität, wenn die Materialkosten um 15 Prozent steigen? Diese Fragen zu durchdenken, bevor sie eintreten, verschafft dir einen enormen Vorteil.

Beginne mit drei Standard-Szenarien: Best Case (alles läuft besser als geplant), Realistic Case (Planung wird erreicht) und Worst Case (Umsatz sinkt um 20 Prozent). Für jedes Szenario berechnest du die Auswirkungen auf Liquidität, Gewinn und eventuell notwendige Maßnahmen. Das dauert nicht lange, aber die Erkenntnisse sind wertvoll.

Besonders wichtig sind Liquiditäts-Szenarien. Berechne, wie sich verschiedene Zahlungsverzögerungen auf deinen Cashflow auswirken. Was passiert, wenn Kunden im Durchschnitt zehn Tage später zahlen? Wie verändert sich deine Liquidität, wenn du Lieferanten früher bezahlen musst? Diese Rechnungen helfen dir bei Kreditverhandlungen und geben dir Sicherheit in unsicheren Zeiten.

Ein praktischer Ansatz: Erstelle Handlungspläne für deine Szenarien. Was machst du, wenn Szenario A eintritt? Welche Kosten kannst du schnell reduzieren? Welche Kunden solltest du intensiver betreuen? Diese Vorbereitung spart dir in der Krise wertvolle Zeit und ermöglicht durchdachte statt panische Entscheidungen.

Vergiss nicht, deine Szenarien regelmäßig zu aktualisieren. Was vor einem Jahr realistisch war, kann heute überholt sein. Neue Konkurrenten, veränderte Marktbedingungen oder regulatorische Änderungen beeinflussen deine Geschäftsrisiken. Halte deine Szenarien aktuell und durchdenke regelmäßig neue Entwicklungen.

Von Excel zu professionellen Tools: Der nächste Schritt

Wenn du die ersten fünf Schritte erfolgreich umgesetzt hast, merkst du schnell die Grenzen von Excel. Fehleranfällige manuelle Eingaben, zeitraubende Aktualisierungen und fehlende Teamfähigkeit bremsen dich aus. Moderne Controlling-Software löst diese Probleme und macht Finanzsteuerung zu einem effizienten Prozess statt einer mühsamen Pflicht.

Professionelle Tools bieten automatische Datenimporte, integrierte Planungsfunktionen und aussagekräftige Dashboards. Statt Stunden mit Datensammlung zu verbringen, konzentrierst du dich auf die Interpretation und strategische Entscheidungen. Viele moderne Lösungen sind speziell für KMU entwickelt und erfordern keine IT-Expertise oder aufwendige Implementierung.

Ein besonderer Vorteil aktueller Software: KI-gestützte Analysen und Prognosen. Algorithmen erkennen Muster in deinen Daten, die du manuell übersehen würdest. Sie warnen vor Liquiditätsengpässen, identifizieren profitable Kundensegmente und erstellen präzise Forecasts. Was früher Finanzexperten und teure Beratung erforderte, übernimmt intelligente Software. Wenn dich interessiert, wie sicher KI-basierte Finanztools wirklich sind, lies unseren detaillierten Artikel zu Datensicherheit beim KI-Controlling.

Der Umstieg auf professionelle Tools ist keine Alles-oder-Nichts-Entscheidung. Viele Anbieter ermöglichen einen sanften Übergang: Du behältst deine bewährten Prozesse bei und erweiterst sie schrittweise um neue Funktionen. Cloud-basierte Lösungen starten oft bereits ab wenigen Euro pro Monat und wachsen mit deinen Anforderungen mit.

Dein Controlling-System kontinuierlich verbessern

Controlling ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Hinterfrage regelmäßig deine Kennzahlen: Sind sie noch relevant für dein Geschäft? Gibt es neue KPIs, die wichtiger geworden sind? Passe dein System an veränderte Geschäftsbedingungen an und ergänze es um neue Funktionen, wenn sie echten Mehrwert bieten.

Achte dabei auf das richtige Maß: Nicht jede verfügbare Kennzahl ist auch nützlich. Zu viele Zahlen verwirren mehr als sie helfen. Konzentriere dich auf die Metriken, die direkten Einfluss auf deine Geschäftsentscheidungen haben. Eine gut gepflegte Handvoll relevanter KPIs ist wertvoller als ein chaotisches Dashboard mit Dutzenden von Grafiken.

Dokumentiere deine Erfahrungen und Learnings. Was hat funktioniert? Welche Prognosen waren treffsicher, welche daneben? Diese Reflexion verbessert nicht nur deine analytischen Fähigkeiten, sondern macht dich auch zu einem besseren Unternehmer. Controlling bedeutet letztendlich: aus Vergangenheitsdaten bessere Zukunftsentscheidungen ableiten.

Vergiss nicht den menschlichen Faktor: Binde dein Team in den Controlling-Prozess ein, aber überfordere niemanden mit zu komplexen Systemen. Die beste Technologie nützt nichts, wenn sie nicht konsequent genutzt wird. Sorge für Schulungen und schaffe eine Kultur der Zahlenorientierung in deinem Unternehmen.

Der Weg zu professionellem Controlling startet heute

Du hast jetzt einen klaren Fahrplan für den Einstieg ins Controlling. Die fünf Schritte – Daten sammeln, Kennzahlen definieren, Reporting-Rhythmus etablieren, Plan-Ist-Vergleiche aufsetzen und Szenarien durchspielen – sind bewusst einfach gehalten. Du kannst sofort beginnen und bereits nach wenigen Wochen erste Erfolge sehen.

Denke daran: Vier von fünf Insolvenzen sind durch besseres Controlling vermeidbar^[4]. Diese Statistik sollte dich motivieren, nicht einschüchtern. Mit den Methoden aus diesem Leitfaden gehörst du zu den 20 Prozent, die ihre Finanzen im Griff haben. Du triffst bessere Entscheidungen, erkennst Probleme früher und nutzt Chancen konsequenter.

Der wichtigste Schritt ist der erste. Perfektion kommt später – Routine ist wichtiger. Beginne diese Woche mit der Sammlung deiner Daten und der Definition deiner ersten Kennzahlen. Schon nach einem Monat wirst du merken, wie sich dein Verständnis für die Zahlen deines Unternehmens verändert hat.

Finokapi wurde entwickelt, um genau diesen Einstieg zu erleichtern. Unsere Software macht Controlling so einfach wie möglich, ohne auf professionelle Funktionen zu verzichten. Selbst Einsteiger ohne Finance-Hintergrund können dank intuitivem Interface und AI-gestützter Unterstützung auf Expertenniveau starten. So wird der Weg von den ersten Excel-Tabellen zum professionellen Controlling-System fließend und ohne Überforderung.