Anleitung: Finokapi-Formatvorlage in DATEV erstellen

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie die Finokapi-Formatvorlage für den SuSa-Export selbst in DATEV erstellen. Diese Alternative ist nützlich, wenn Sie die Formatvorlage nicht importieren möchten.

Schritt 1: ASCII-Export in DATEV öffnen

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Voraussetzung: Öffnen Sie zunächst das ASCII-Export-Fenster in DATEV, wie in Schritt 1 der Standard-Exportanleitung beschrieben:

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  • Öffnen Sie in DATEV Arbeitsplatz ein Geschäftsjahr des gewünschten Mandanten im Rechnungswesen.
  • Klicken Sie im Menü links oben auf „Bestand“ -> „Exportieren“ -> „ASCII-Daten“.

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Schritt 2: Neues Format anlegen

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Bevor Sie ein neues Format erstellen, müssen Sie in der Formatauswahl das richtige Ausgangsformat auswählen:

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  • Wählen Sie links im Bereich „Formatauswahl" unter dem Ordner „Summen und Salden" das Format „Summen und Salden" aus
  • Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü „Formatverwaltung"
  • Wählen Sie „Neues Format anlegen"

Schritt 3: Format benennen und Vorlage wählen

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Es öffnet sich ein neues Dialogfenster für die Formaterstellung:

  • Geben Sie als Formatname ein: Finokapi SuSa
  • Wählen Sie die Option „Folgendes Format als Vorlage verwenden"
  • Im Dropdown darunter wählen Sie „Summen und Salden"
  • Klicken Sie auf „OK"

Sie können „Summen und Salden" nicht in der Dropdown-Auswahl sehen? Bitte stellen Sie sicher, dass Sie in Schritt 1 unter „Formatauswahl" zuerst das Format „Summen und Salden" ausgewählt haben, bevor Sie auf „Neues Format anlegen" klicken.

Schritt 4: Einstellungen anpassen

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Nach dem Anlegen des Formats landen Sie im Bereich „Einstellungen". Hier müssen einige Werte angepasst werden, damit das Exportformat mit Finokapi kompatibel ist.

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Ausgangslage: So sieht die Standardkonfiguration aus, die vom DATEV-Format übernommen wurde.

Folgende Änderungen vornehmen:

  • Trennzeichen Nachkommastellen: von „Kein Zeichen" auf Komma ändern
  • Datumsformat: von „TTMM" auf TT.MM.JJJJ ändern
  • Zeichensatz: von „ANSI" auf Unicode (UTF-8) ändern
  • Zeichen um Textfelder: von „Kein Zeichen" auf Anführungszeichen ändern

Hinweis: Die Ausgangslage kann je nach DATEV-Installation variieren. Stellen Sie sicher, dass die Einstellungen am Ende wie im Zielbild aussehen.

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Zielbild: So sollten die Einstellungen nach den Anpassungen aussehen.

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Schritt 5: Feldauswahl anpassen

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Klicken Sie links auf „Feldauswahl". In diesem Bereich legen Sie fest, welche Datenfelder in der Exportdatei enthalten sein sollen. Sie sehen links die verfügbaren Felder und rechts die aktuell ausgewählten Felder.

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Ausgangslage: Die DATEV-Vorlage hat bereits einige Felder ausgewählt, die wir nicht benötigen (z.B. Jahresverkehrszahlen).

Nicht benötigte Felder entfernen:

Markieren Sie rechts die folgenden 5 Felder (von „EB-Wert Soll" bis „SprachId") und klicken Sie auf den Pfeil nach links, um sie zu entfernen:

  • EB-Wert Soll
  • EB-Wert Haben
  • JVZ Soll
  • JVZ Haben
  • SprachId

Ordnungsbegriff-Felder hinzufügen:

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Öffnen Sie links den Ordner „Ordnungsbegriff" und wählen Sie die folgenden drei Felder aus. Klicken Sie dann auf den Pfeil nach rechts, um sie hinzuzufügen:

  • BeraterNr
  • MandantenNr
  • Wirtschaftsjahr

„Gebucht bis" hinzufügen:

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Öffnen Sie links den Ordner „Weitere Felder" und wählen Sie „Gebucht bis" aus. Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts.

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EB-Wert hinzufügen:

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Öffnen Sie links den Ordner „EB-Werte" und wählen Sie „EB-Wert (mit Soll/Haben-Kz)" aus. Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts.

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Monatsverkehrszahlen hinzufügen:

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Öffnen Sie links den Ordner „Monatsverkehrszahlen" und wählen Sie alle folgenden Felder aus:

  • MVZ Monat 1 bis 12 (jeweils die Variante „mit Soll/Haben-Kz")
  • MVZ Soll Monat13 und MVZ Haben Monat13 (diese gibt es nur als separate Felder)

Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts, um alle hinzuzufügen.

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Zielbild: So sollte die Feldauswahl am Ende aussehen.

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Schritt 6: Feldformatierungen anpassen

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Klicken Sie links auf „Feldformatierungen". Hier können Sie die Spaltenüberschriften für die CSV-Exportdatei anpassen. Die relevante Spalte ist „Abw. Feldbezeichnung" (Abweichende Feldbezeichnung).

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Ausgangslage: Die Standardbezeichnungen aus DATEV sind voreingestellt.

Klicken Sie in die Spalte „Abw. Feldbezeichnung" und tragen Sie die folgenden Werte ein:

  • Bei Kontonummer: das vorhandene „Konto" entfernen (Feld leer lassen)
  • Bei EB-Wert (mit Soll/Haben-Kz): EB-Wert eintragen
  • Bei MVZ Monat 1 (mit Soll/Haben-Kz): MVZ1 eintragen
  • Bei MVZ Monat 2 (mit Soll/Haben-Kz): MVZ2 eintragen
  • ... und so weiter bis MVZ Monat 12: MVZ12
  • Bei MVZ Soll Monat13: MVZ13 S eintragen
  • Bei MVZ Haben Monat13: MVZ13 H eintragen
Zielbild: So sollten die Feldformatierungen am Ende aussehen.

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Schritt 7: Format speichern

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Klicken Sie links auf „Format und Ausgabeziel", um zur Übersicht zurückzukehren. Wählen Sie in der Formatauswahl unter „Summen und Salden" das Format „Finokapi SuSa" aus.

Ausgangslage: Das Feld „Formatinformation" enthält noch den Text aus dem DATEV-Standardformat, der nicht korrekt ist.

Formatinformation anpassen:

  • Klicken Sie in das Feld „Formatinformation" rechts
  • Markieren Sie den gesamten Text mit Strg+A
  • Fügen Sie folgenden Text ein:

Diese Formatvorlage ermöglicht den korrekten Export von Summen- und Saldenlisten für Finokapi (www.finokapi.com). Es müssen alle FiBu-Konten von 1 bis 99999 für den Export ausgewählt sein. Die Kästchen für "Laufende Buchungen" sowie "Abschlussbuchungen" sind zu aktivieren.

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Format speichern:

  • Klicken Sie zunächst mit der Maus irgendwo außerhalb des Textfelds (z.B. links auf „Finokapi SuSa")
  • Klicken Sie dann unten rechts auf das kleine Disketten-Symbol neben „Exportieren", um das Format zu speichern
  • Bestätigen Sie den Dialog mit „Ja"

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Schritt 8: Format als Backup sichern (optional)

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Wenn Sie die erstellte Formatvorlage als Backup-Datei speichern möchten:

  • Stellen Sie sicher, dass „Finokapi SuSa" in der Formatauswahl ausgewählt ist
  • Klicken Sie auf „Formatverwaltung" → „Format sichern"
  • Wählen Sie einen Speicherort auf Ihrem Rechner

So haben Sie die Formatvorlage als Datei gesichert und können sie bei Bedarf auf anderen DATEV-Installationen einspielen.

Das war's! 🎉 Die Finokapi-Formatvorlage ist nun in DATEV eingerichtet und kann für alle zukünftigen SuSa-Exporte verwendet werden.

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Sie haben noch Fragen? Wir helfen gerne weiter: support@finokapi.com